Hidayat Muslim masih ingat rasanya. Sebulan. Kadang lebih. Begitulah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu surat yang memerlukan tanda tangan empat orang. Satu orang sedang di luar kota. Satu lagi jadwalnya padat. Satu lagi harus menunggu yang sebelumnya. Dan surat itu — yang mungkin hanya berisi satu keputusan sederhana — tergantung di antara meja-meja, tas-tas, dan jadwal-jadwal yang tidak pernah klop.
Hidayat Muslim, Wakil Sekretaris PCNU Kota Mojokerto, tidak sendirian. Di ratusan kantor PCNU, PWNU, dan MWC di seluruh Indonesia, cerita ini berulang setiap hari. Persuratan adalah jantung administrasi organisasi — dan jantung itu kerap berdetak tidak teratur.
Ketika Administrasi Menjadi Beban
Dalam organisasi besar seperti NU, surat bukan sekadar formalitas. Surat adalah alat eksekusi. Surat Keputusan mengangkat dan memberhentikan pengurus. Surat Tugas menggerakkan kader ke lapangan. Surat Keterangan menjadi dokumen resmi yang diakui lembaga lain. Tanpa surat yang rapi, banyak hal tidak bisa bergerak.
Tapi dengan sistem manual, persuratan justru menjadi hambatan. Nomor surat yang tumpang tindih. Arsip yang tidak konsisten. Disposisi yang tertahan di meja seseorang. Dan biaya — ATK, BBM antar-jemput dokumen, uang saku pengantar surat — yang menggerogoti anggaran operasional secara diam-diam.
Di PCNU Jombang, Ahmad Suhaib, Wakil Sekretaris, mencatat perubahan yang langsung terasa setelah Digdaya Persuratan digunakan: anggaran rutin ATK berkurang drastis, dan dana yang tadinya untuk transport pengantar surat bisa dialokasikan ke hal yang lebih produktif.
Satu Sistem untuk Sabang sampai Merauke
Digdaya Persuratan bukan sekadar aplikasi surat-menyurat. Ini sistem persuratan end-to-end yang dirancang sesuai aturan PBNU — mencakup pembuatan surat keluar, disposisi surat masuk, memo internal, hingga stempel digital. Semua dalam satu platform yang terhubung.
Hari ini, sistem ini telah digunakan oleh 586 kepengurusan di seluruh Indonesia. Lebih dari 45.000 surat keluar dan 40.000 surat masuk telah terkelola melalui platform ini. Dan lebih dari 600 log memo internal telah tercatat — sebuah jejak administrasi yang sebelumnya tidak pernah ada.
Dari Sabang sampai Merauke, dalam satu sistem yang sama.
Diakui Dunia
Yang menarik, pencapaian Digdaya Persuratan tidak hanya diakui di dalam negeri. Platform ini mendapatkan pengakuan internasional melalui nominasi World Summit on the Information Society (WSIS) 2025 — sebuah forum PBB yang menilai inisiatif transformasi digital masyarakat di seluruh dunia.
Pengakuan ini menempatkan Digdaya sebagai salah satu inisiatif transformasi digital organisasi masyarakat yang dinilai memiliki dampak nyata, relevansi global, dan kontribusi strategis dalam pemanfaatan teknologi informasi untuk tata kelola organisasi dan pelayanan publik.
Hidayat Muslim kini tidak lagi menunggu sebulan untuk satu surat. Paling lama — hitungan jam. Tradisi terjaga, administrasi makin modern.
