Coba bayangkan sebuah perusahaan besar yang tidak tahu siapa saja karyawannya di kantor cabang. Tidak tahu kapan kontrak mereka berakhir. Tidak tahu siapa yang merangkap jabatan di dua divisi sekaligus. Tidak tahu apakah ada posisi yang sudah lama kosong tapi tidak pernah dilaporkan. Kedengarannya mustahil. Tapi itulah kenyataan yang selama bertahun-tahun dihadapi NU, organisasi dengan dua juta pengurus yang tersebar di seluruh kepulauan Indonesia.
Pertanyaan yang seharusnya sederhana, seperti siapa Ketua Tanfidziyah di MWC Sukabumi Utara, berapa pengurus yang aktif di sana, kapan masa bakti mereka berakhir, atau apakah ada yang merangkap jabatan di lembaga lain, ternyata tidak mudah dijawab dari Jakarta. Bukan karena tidak ada yang tahu. Tapi karena datanya tersebar di tempat-tempat yang berbeda tanpa ada yang mengintegrasikannya: di file komputer pengurus setempat, di folder Google Drive yang aksesnya tidak pernah dibagikan ke atas, atau di tumpukan berkas fisik yang tidak pernah dilaporkan ke tingkat yang lebih tinggi.
Ini bukan sekadar masalah administratif yang bisa ditoleransi. Ini adalah masalah tata kelola mendasar yang membuat organisasi tidak bisa mengenal dirinya sendiri, apalagi mengelola dirinya dengan baik.
Ketika Ketidaktahuan Menjadi Disfungsi
Gus Yahya pernah menyampaikan sesuatu yang sangat tepat dan perlu didengar oleh seluruh jajaran NU: jika PBNU tidak mengetahui seluk-beluk yang terjadi di berbagai tingkat struktural, maka PBNU mengalami disfungsi. Bukan kekurangan minor yang bisa ditoleransi. Bukan kelemahan yang bisa diabaikan sambil menunggu waktu yang lebih tepat. Disfungsi.
Organisasi yang disfungsi tidak bisa menjalankan tanggung jawabnya kepada jamaah dengan baik, tidak peduli seberapa besar niat baiknya atau seberapa keras pengurusnya bekerja. Tanpa data yang akurat tentang siapa mengerjakan apa di mana, setiap program yang direncanakan dari pusat berisiko tidak sampai ke lapangan karena tidak ada sistem yang memastikan pelaksanaannya. Setiap keputusan strategis yang dibuat di PBNU bisa kandas di tengah jalan karena tidak ada jalur komunikasi yang dapat diandalkan hingga ke tingkat bawah.
Digdaya Kepengurusan hadir sebagai jawaban konkret atas disfungsi itu.
Satu Platform untuk Seluruh Jajaran
Digdaya Kepengurusan adalah platform yang dirancang untuk mengelola data kepengurusan NU secara menyeluruh di semua tingkatan organisasi. Mulai dari status Surat Keputusan, database pengurus lengkap dengan jabatan dan masa baktinya, agenda kegiatan, absensi digital, hingga penilaian kapasitas kinerja, semuanya tersedia dalam satu sistem yang dapat diakses oleh yang berwenang di setiap tingkatan.
Hari ini, sistem ini telah mendokumentasikan 2.246 Surat Keputusan aktif dengan 43.530 pengurus yang terdata, mulai dari PBNU pusat hingga tingkat MWC. Angka ini bukan titik akhir, melainkan titik awal yang terus berkembang. Data diperbarui secara berkelanjutan seiring dengan proses pengajuan SK baru, pembaruan masa bakti, dan penambahan kepengurusan yang bergabung ke dalam sistem.
"Organisasi yang tidak mengenal dirinya sendiri tidak bisa tumbuh. Data bukan soal kontrol, tapi soal kemampuan untuk bergerak bersama ke arah yang sama."
Data yang Terhubung, Bukan Tersimpan
Yang membedakan Digdaya Kepengurusan dari sekadar database kepegawaian digital adalah cara data di dalamnya saling terhubung dengan ekosistem Digdaya yang lebih besar. Data pengurus tidak berdiri sendiri di satu tempat yang tertutup. Ia terhubung langsung dengan data kaderisasi dari Siskader, sehingga rekam jejak kaderisasi seorang pengurus bisa dilihat dalam satu profil yang utuh tanpa perlu membuka sistem lain.
Pengajuan SK baru bisa dilakukan langsung dari platform Kepengurusan, mengalir secara otomatis ke Digdaya Persuratan untuk menghasilkan surat resmi, dan hasilnya kembali tercatat di sistem Kepengurusan sebagai status SK terbaru. Tidak ada proses manual di antara dua sistem yang terpisah. Tidak ada data yang perlu diketik ulang di tempat yang berbeda. Alur kerjanya berjalan secara terintegrasi dari awal hingga akhir.
Di PWNU Bengkulu, integrasi ini sudah dirasakan langsung oleh pengurus di lapangan. Mulai dari absensi digital yang paperless, pencarian informasi AD/ART melalui AI-NU, hingga pengelolaan data kepengurusan yang terpusat, semuanya membantu kepengurusan bekerja lebih tertib, lebih efisien, dan lebih dapat dipertanggungjawabkan kepada jamaah.
NU yang Mulai Mengenal Dirinya
Ketika PBNU ingin mengetahui siapa pengurus di MWC mana pun di seluruh Indonesia, jawabannya kini ada. Tidak perlu menelepon pengurus daerah dan menunggu berhari-hari untuk mendapat laporan yang mungkin tidak lengkap. Tidak perlu menggali tumpukan berkas yang tersebar di berbagai tempat. Jawabannya ada di sistem, bisa diakses, bisa diverifikasi, dan bisa dijadikan dasar keputusan.
Ini adalah perubahan yang tampak sederhana dari luar, tapi maknanya sangat dalam bagi sebuah organisasi yang sedang berbenah. NU mulai mengenal dirinya sendiri dengan cara yang belum pernah terjadi sebelumnya, dengan data yang nyata, yang bisa dipercaya, dan yang terus hidup karena terus diperbarui. Dari situlah tata kelola yang sesungguhnya mulai bisa dibangun.